INSTRUÇÃO NORMATIVA Nº 001/2019
NOVAS DIRETRIZES DO ESCRITÓRIO COMPARTILHADO E DA SALA DE REUNIÕES COLETIVA DA 13ª SUBSEÇÃO DA OAB – ARACRUZ/ES
No intuito de auxiliar os advogados e advogadas no exercício profissional, sobretudo os(as) iniciantes na carreira, a OAB ARACRUZ disponibilizará na sede desta Subseção um Escritório Compartilhado / Sala de Reuniões Coletiva, composto por uma sala equipada com cadeiras, mesa para atendimento, mesa de reuniões, computador, internet e serviços de impressão, de modo a permitir que os profissionais possam, mediante agendamento prévio, atender seus clientes de forma mais reservada.

A utilização reger-se-á pelas normas elencadas abaixo:

1 - DAS RESERVAS:

A utilização da sala será feita mediante prévia reserva com a secretaria, a partir das 12h, pelo telefone (27) 3256-2561. O horário de atendimento será sempre das 12h às 18h, de segunda a sexta-feira, tanto para agendamento quanto para o atendimento/reunião propriamente ditos.

2 - MANUAL DE UTILIZAÇÃO:
2.1. Finalidade:
Disponibilizar um escritório e conjunto com uma sala de reuniões para uso profissional, gratuito e exclusivo dos advogados e advogadas, com o intuito principal de propiciar a estrutura necessária para o exercício da atividade pelos profissionais em início de carreira ou que necessitem do serviço para situações excepcionais.
2.2. Facilidades:
O Escritório Compartilhado e a Sala de Reuniões Coletiva são compostos por uma sala equipada com ar-condicionado, mesa individual para atendimento, mesa coletiva de reuniões, cadeiras adequadas para a finalidade e serviços de internet e impressão. A Subseção disponibilizará, dentro de suas dotações orçamentárias, computador para atendimento, podendo os interessados utilizarem, por ora, os da sala de apoio ou levar seus próprios equipamentos portáteis.

2.3. Quem pode usar:
Podem fazer uso do Escritório compartilhado e da sala de reuniões coletiva, desde que haja vagas disponíveis e com prévio agendamento, os advogados e advogadas APTOS na OAB/ES.
É vedado o uso por estagiário, mesmo que inscrito nos quadros da Ordem, que não esteja acompanhado do seu respectivo advogado supervisor.
Não será permitida a utilização da sala para reuniões que não possuam ligação com o exercício da advocacia, sendo obrigatória a presença de ao menos um advogado no ato.
A Diretoria e as Comissões e Sub-comissões locais também poderão fazer uso da sala para a realização de suas reuniões institucionais, as quais não se submeterão aos limites impostos nesta normativa, em razão do interesse coletivo da classe para esta hipótese, mas que igualmente deverão ser pré-agendadas.
2.4. Como utilizar:
O(a) advogado(a) que tiver interesse na utilização do espaço, seja para atendimento ou para a realização de reuniões, deverá verificar previamente a disponibilidade de horários com a secretária que estiver na Sede dentro do horário de funcionamento (segunda a sexta, das 12h às 18h) e somente então, reservar seus horários.
Recomenda-se agendar horário com o(s) cliente(s) somente após confirmada a reserva junto ao serviço da Sede.
O membro da Diretoria ou Comissão responsável pela convocação da reunião institucional também deverá realizar o agendamento prévio, sendo possível, EXCLUSIVAMENTE nestas duas hipóteses, que as reuniões ocorram fora do horário de atendimento ordinário.

3. DAS REGRAS DE UTILIZAÇÃO:
3.1. É vedado ao(à) advogado(a):
a) Fornecer o telefone do Escritório Compartilhado / Sala de Reuniões ao(s) seu(s) cliente(s).
b) Incluir em qualquer documento (petições, procurações, cartão de visita, etc.) o endereço e/ou os telefones da OAB/ES como seu endereço profissional, de correspondência ou de contato.
c) Utilizar o Escritório Compartilhado para receber qualquer tipo de correspondência dirigida ao advogado ou aos seus clientes seja por meio dos correios, de clientes ou de terceiros (Eventuais correspondências serão recusadas e devolvidas aos correios ou ao portador).
d) Deixar documentos e/ou objetos na Secretaria do Escritório Compartilhado / Sala de Reuniões, seja para guarda ou entrega a terceiros.
e) Utilizar a logomarca da OAB/ES em qualquer documento de seu uso.
f) Permanecer no Escritório Compartilhado / Sala de Reuniões fora do prazo previamente agendado e/ou utilizar o mesmo para demandas que não envolvam atendimento (como peticionar, por exemplo);
g) Retirar qualquer objeto de patrimônio da OAB/ES do local do Escritório Compartilhado / Sala de Reuniões.

3.2. Outras regras importantes:
a) O agendamento só poderá ser efetivado pelo(a) próprio(a) advogado(a), pessoalmente ou por telefone e se forem satisfeitas as seguintes condições previstas no item “2.3” desta normativa.
b) O agendamento deverá ser feito com antecedência máxima de 05 (cinco) dias da data desejada para utilização do Escritório Compartilhado / Sala de Reuniões Coletiva.
c) A utilização do Escritório Compartilhado está limitada, por advogado(a), a no máximo 02 (duas) vezes por semana, por um período máximo de 01 (uma) hora para cada dia. Casos excepcionais em que o profissional necessitar de mais tempo deverão ser previamente comunicados e analisados pela Diretoria.
d) Será permitido o registro de fila de espera, cabendo ao(à) advogado(a) verificar junto à secretaria do Escritório Compartilhado / Sala de Reuniões se houve desistência da reserva.
e) A desistência da reserva e o cancelamento do agendamento devem ser comunicados previamente à secretária da sede da OAB, sob pena de suspensão do uso dos serviços por 30 (trinta) dias, salvo por motivos devidamente justificados e comprovados.
Obs.: O descumprimento de quaisquer das proibições descritas neste item importará na suspensão e, em caso de reincidência, perda do direito à utilização dos serviços do Escritório Compartilhado.

4. RECOMENDAÇÕES QUANTO AO HORÁRIO DE UTILIZAÇÃO
a) O(a) advogado(a) deve se apresentar e orientar seu cliente a chegar ao endereço do Escritório Compartilhado / Sala de Reuniões com ao menos 10 (dez) minutos de antecedência.
b) A tolerância de atraso para utilização da sala agendada é de 15 (quinze) minutos, findos os quais a sala será liberada para outra destinação, deduzindo-se o tempo gasto na tolerância.

5. USO DO SERVIÇO DE IMPRESSÃO
a) As impressões deverão ser comandadas pelo(a) advogado(a) a partir do microcomputador instalado na sala durante sua utilização, enviando-as pela rede via PDF.
b) Caberá ao(à) advogado(à) solicitar a impressão do arquivo PDF posteriormente à atendente que estiver na recepção.
c) A quantidade de folhas impressas a título gratuito está limitada a 10 (dez) por dia. Para cada folha excedente será cobrado o valor de R$ 0,20 por folha.

6. USO DO SERVIÇO DE FAC-SIMILE e DIGITALIZAÇÃO
a) A transmissão de documentos via FAC-SÍMILE deve ser solicitada pelo(a) advogado(a) à secretária durante a utilização da sala.
b) As ligações/transmissões realizadas nas cercanias deste Município não serão cobradas. As ligações/transmissões interurbanas serão cobradas R$ 3,00 por ligação.
c) A Digitalização de documentos também deverá ser solicitada à Secretária da Sede, sendo cobrado o valor de R$ 0,20 por folha.

7. USO DA INTERNET E COMPUTADORES
a) É vedado o acesso à internet para qualquer uso alheio ao atendimento do cliente, em especial a utilização de redes sociais e sítios de transmissão de vídeos;
b) É vedada a realização de downloads de arquivos de qualquer natureza, exceto para utilização no atendimento.
c) Em todos os casos, os arquivos NÃO poderão permanecer salvos nos computadores de atendimento, cabendo ao(à) advogado(a) realizar sua cópia de segurança via e-mail, pendrive ou serviços de nuvem para, posteriormente, apaga-los.
d) A OAB/ES não se responsabilizará pelo mau uso dos computadores e da rede de dados, bem como pela destinação de arquivos que ficarem salvos em seus dispositivos, devendo o profissional proceder como disposto no item acima.
Aracruz/ES, 24 de janeiro de 2019.


FILIPE SELVATICI SANTOS
Presidente da 13ª Subseção da OAB/ES - Aracruz